Jak przekonwertować dokument Excel na PDF i odwrotnie - metody, dlaczego jest to potrzebne

W programie Microsoft Office Excel użytkownicy mogą pracować z arkuszem kalkulacyjnym. Są siatką komórek, które zawierają informacje. Oprócz wypełnienia książki Excel możesz wykonywać różne operacje matematyczne, tworzyć schematy wizualne i wstawić inne elementy. Program działa również z danymi z innych źródeł i baz danych, a użytkownik może zapisać wynik w jednym z kilku popularnych formatów.

Rozważamy różne opcje konwersji plików

Dostarczanie pliku Excel w PDF jest najczęściej używane w dwóch przypadkach - gdy dokument musi być przesyłany:

• W drukowaniu domu drukowania;
• Inny użytkownik - informacje należy podać w prostszym formularzu, a plik nie należy edytować.

Ponadto dokumenty w formacie PDF mogą być otwarte na dowolnym komputerze, nawet jeśli Excel jeden lub inny nie jest na nim zainstalowany. Konwersja dokumentu na inny format można wykonać na kilka sposobów. Obejmują one użycie programu Excel - ta funkcja pojawiła się po raz pierwszy w wersji z 2010 roku.

Istnieją przeciwne sytuacje - gdy PDF musi przekonwertować na plik Excel. Na przykład w przypadku, gdy kolega wysyła dane z najnowszego raportu lub projektu lub pobrałeś plik, którego autor chciał uprościć lub ukryć formuły czytania. W każdym razie, jeśli chcesz pracować z dokumentem i wprowadzić zmiany, będzie musiał zostać przeniesiony z PDF do XLS.

Jak przetłumaczyć Excel na PDF

Struktura tabeli w egzole jest dość skomplikowana. Komórki edytowania zawierają nie tylko zwykłe informacje, ale także wzory, zewnętrzne łącza i elementy graficzne. Ten czynnik komplikuje obrót dokumentów w programie.

Aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że inny użytkownik będzie mógł otworzyć i odczytać dokument, możesz go przetłumaczyć na PDF. Jest również wygodne, gdy konieczne jest ukrycie wzorów przed trzecimi ludźmi, za pomocą których obliczono pewne wskaźniki w komórkach książki. Przed wysłaniem pliku pocztą lub umieszczenie go w ogólnym dostępie, zrób konwersję w PDF w jeden sposób:

1. Za pomocą funkcji wbudowanych w exel;
2. Poprzez oficjalną nadbudowę Microsoft;
3. Korzystanie z usług online;
4. W pobranym programie.

Dokument w formacie PDF, który otrzymasz dowolną z metod, będzie różnić się w strukturze całkowej. Może być otwarte na dowolnym, w tym mobilne, urządzenia, a także nie może być edytowane przez czytelnika. Taki plik nie zawiera linków do zasobów i formuł obliczeniowych trzeciej części.

Jak przetłumaczyć Excel na PDF w edytorze

Aby użyć tej metody, nie będziesz musiał szukać usług trzeciej -partii - online lub do pobrania. Wszystko odbywa się w Excel:

1. Wybierz komórki tabeli, które chcesz przekonwertować na PDF, lub przejdź do następujących kroków, jeśli chcesz przekształcić cały arkusz (pamiętaj, że dokument można zwrócić - to nie jest tak proste, ale cała struktura pozostanie);
2. Kliknij „Plik”;
3. Wybierz „Eksport”;
4. W EXEL 2010 kliknij „Zapisz jako”, w bardziej nowych wersjach najpierw wskazuj lokalizację i nazwę;
5. Na liście formatów wybierz PDF;
6. Aby skonfigurować przyszły dokument, kliknij „Parametry” - możesz ustawić zakres stron, które zostaną przekonwertowane, wybierz tylko określone komórki, aktywny arkusz lub całą książkę;
7. Wybierz metodę optymalizacji - dla małych plików „standard” jest odpowiedni, podczas gdy dla dużych trzeba zmienić parametry;
8. Nazwij plik i zapisz go - natychmiast otworzy się domyślnie;
9. Jeśli dokument nie został otwarty, być może komputer nie obsługuje odczytu PDF - zainstaluj odpowiedni program i sprawdź, czy wszystko zostało poprawnie załadowane;
10. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, dokonaj ich do dokumentu Exel-Artist, a następnie przekonwertuj go ponownie.

Po zapisaniu możesz ustawić dodatkowe parametry

Jak przenieść Excel na PDF za pomocą oficjalnej nadbudowy dla redaktora

Ta metoda jest odpowiednia dla tych przypadków, gdy exel nie pozwala na konwersję, ponieważ w ustalonej wersji nie ma takiej możliwości. Możesz obejść ograniczenie, instalując specjalną nadbudowę (wtyczkę), która nazywa się „Zapisz jako PDF i XPS”. Możesz pobrać funkcjonalność z oficjalnej witryny Microsoft - to jest bezpłatne.

Do samego tłumaczenia potrzebujesz:

1. Po zainstalowaniu wtyczki w menu głównym EXEL pole „Utwórz PDF/XPS” w sekcji „Zapisz” - wybierz format PDF i nazwij dokument;
2. Zapisz ten plik w żądanym katalogu na komputerze.

Aby wygodniej jest pracować z funkcją, użyj możliwości wyróżnienia komórek lub zachowania całej strony lub arkusza, które są opisane w ostatniej metodzie.

W zależności od wersji biura pozycje menu mogą się nieznacznie różnić

Jak przetłumaczyć Excel na PDF za pomocą usług online

W Internecie znajduje się duża liczba konwerter. Większość z nich robi to za darmo lub oferuje użytkownikowi tryb demonstracji. Do konwersji zwykle potrzebujesz:

1. Pobierz dokument do systemu usług;
2. Wybierz format, w którym dokument zostanie przetłumaczony, jeśli kilka jest dostępnych;
3. Uruchom konwersję;
4. Pobierz plik w formacie PDF na komputer.

Wszystkie usługi mają podobną funkcjonalność, ale zaleca się wybór sprawdzonych, aby wirusy nie dostały się do komputera. Niemniej jednak metoda nie jest zalecana, jeśli możliwe jest konwersja bezpośrednio na eksel. Jest to bardziej skomplikowane i dłuższe, a niektóre usługi dają ograniczone możliwości lub poprosić o zapłacenie za transformację.

Jeden z wielu przykładów narzędzi online

Jak przetłumaczyć program Excel na PDF za pomocą trzeciej -party, pobranych programów

Podobnie jak usługi online, takie programy pozwalają na transformację bez korzystania z funkcji. Jest to konieczne w przypadkach, w których wersja edytora nie pozwala na wykonanie procesu w nim. Programy działają na zasadzie wirtualnej drukarki - akceptują Twój plik „w druku”, ale zamiast wydawać dokument papierowy, zapisują go w innym katalogu. Jednocześnie podczas procesu możesz zmienić format, w tym z XLS na PDF.

Jednym z najlepszych programów transformacji poza eksel jest uniwersalny konwerter dokumentów. Dodaje do głównego menu edytora kilka funkcji w postaci klawiszy „gorących”, dzięki czemu łatwiej jest zapisać plik w innym formacie. Instalując uniwersalny konwerter, możesz przetłumaczyć dokument EXEL w PDF w kilku prasach:

1. Przejdź do paska narzędzi konwertera:
2. Wybierz „Konwertuj na PDF” („Konwertuj na PDF”);
3. Wskaż nazwę i lokalizację pliku, wykonaj ochronę.

Ta metoda, jak w przypadku usług online, jest zalecana dla tych wersji programu Excel, w których niemożliwe jest wykonanie konwersji za pomocą wbudowanych funkcji.

Uniwersalny konwerter dokumentów jest zintegrowany z programem

Jak umieścić cały arkusz Excel na jednej stronie PDF

Jeśli chcesz to zrobić, aby jeden arkusz książki Exel zajmował jedną stronę w PDF, a jednocześnie wyświetla się poprawnie:

1. Otwórz „Mark strony” w programie Excel, kliknij strzałkę, która otwiera dodatkowe opcje (odznaka w prawym dolnym rogu strony „Parametry strony”);
2. Aktywuj element „Umieść nie więcej niż” i wskazuj liczbę stron równych jednej;
3. Kliknij „OK”, Wydrukuj plik w pliku PDF za pomocą funkcji exel, dodatkowej wtyczki lub uniwersalnego konwertera dokumentów.

Dostosowanie dokumentu do formatu arkusza jest bardzo proste

Jak masowo przesyłać pliki Excel do formatu PDF

Jeśli regularnie tworzysz dużą liczbę dokumentów XLS, które należy przenieść do pliku PDF, można to zrobić za pomocą funkcji automatycznej. Będzie pracować szybciej, ale nie będziesz musiał ręcznie wykonywać wszystkich działań.

Istnieje taka możliwość w uniwersalnym konwerterie dokumentów. Aby go aktywować, musisz wykonać ustawienia:

1. Podczas utrzymania dokumentu wybierz program wśród drukarek;
2. Kliknij „Zmień ustawienia”;
3. W parametrach ostatecznego dokumentu wskazuj format PDF;
4. Aby rozpocząć konwersję pakietu, kliknij „Start”;
5. Obecne i kolejne dokumenty zostaną zachowane we właściwym formie - można to anulować w tych samych ustawieniach.

Możesz także użyć pobranego programu młyna folderów, który jest w stanie pracować z dużą liczbą plików różnych formatów pochodzących ze źródeł zewnętrznych. Został utworzony w celu uproszczenia pracy pracowników firmy, którzy musieli przekonwertować wszystko ręcznie. Użyj młyna folderów - w ustawieniach wskazuj, że pliki są konwertowane na pdf, po czym rozpocznie się automatyczna konwersja.

Aplikacja jest istotna w przypadku dużej liczby dokumentów zamiennych

Jak chronić powstałe hasło pliku PDF

Ochrona przed dostępem bez odpowiedniego kodu jest potrzebna, aby zapobiec odczytaniu plików przez strony trzecie. Najłatwiejszym sposobem na to jest również użycie uniwersalnego konwertera dokumentów. Aby aktywować ochronę, potrzebujesz:

1. Otwórz wymagany dokument w formacie XLS w programie Excel;
2. Kliknij „Drukuj”, wybierz uniwersalny konwerter jako drukarkę i wybierz „Właściwości”;
3. Skonfiguruj funkcję, aby dokument wyjściowy był w pliku PDF - odbywa się to w „Format pliku”;
4. W polu „PDF Standart” wskazuj akapit „hasło” i wprowadź tajny kod;
5. Jeśli chcesz dodać stronę do dokumentu pakowania, nie zmień samego tajnego kodu (jeśli plik początkowo nie miał ochrony, nie instaluj go na nowych stronach);
6. Kliknij „OK”, Wydrukuj dokument EXEL w postaci PDF za pomocą konwertera.

Jak przetłumaczyć PDF na Excel

Odwrotne sytuacje, gdy musisz przekonwertować pdf na program Excel, zdarzają się, jeśli wysłano ci plik, którego autor nie wziął pod uwagę, że chcesz edytować. Ponadto dokumenty PDF są często jedynym dostępnym formatem podczas pobierania różnych tabel z firmami w firmach. Zostały zaprojektowane, że plik będzie dostępny w dowolnym systemie, nawet jeśli na urządzeniu nie ma urządzenia Excel.

W przeciwieństwie do początkowej transformacji tabeli EXEL w dokument PDF, procedura odwrotna jest bardziej skomplikowana. Niemniej jednak można go również wykonać w edytorze - w tym celu będziesz musiał użyć jednej z dwóch opcji:

1. Funkcja „tekstu według kolumny” w Microsoft Office Excel (również wymagany czytnik Acrobat);
2. Konwerter online;
3. Pobrany program do transformacji.

Jak przetłumaczyć PDF na Excel za pomocą opcji „Tekst przez kolumny”

Adobe Popularny przeglądarka zapewnia taką okazję

Ta metoda nie wymaga pobierania specjalnych programów ani korzystania z usług online - wystarczają. Do transformacji potrzebujesz:

1. Otwórz PDF w Acrobat Reader;
2. Zapisz jako zwykły tekst przy użyciu „pliku” - „Zapisz inne” - „tekst” (lub „plik” - „Zapisz jako” - „typ pliku” - „plik tekstowy”);
3. Wskaż nazwę i katalog ochrony, kliknij „Zapisz”;
4. Następnie otwórz dokument tekstowy i przenieś pliki z niego do nowego pliku Excel - wstaw do komórki A1;
5. Użyj funkcji do automatycznego dystrybucji - „Dane” - „Pracuj z danymi” - „tekst według kolumny”;
6. Okno „Master of Texts” zostanie otwarte, gdzie w sekcji „Format danych źródłowych” musisz wybrać „z dzielnikami”, a następnie „Dalej”;
7. Jako znak studentów, zainstaluj lukę, usuń resztę znaków;
8. Wskaż dowolną kolumnę w „Przykładowej bazie danych”, wybierz „tekst” w „Format danych kolumny”;
9. Powtórz przeszłe kroki dla każdej kolumny w próbkach;
10. Kliknij „Gotowy”, aby ukończyć procedurę - dane z PDF zostaną usprawnione w kolumnie Excel według.

Sekwencja operacji składa się z kilku etapów

Jak przetłumaczyć PDF na Excel za pomocą usług online

W Internecie jest wiele programów, aby przekształcić XLS w PDF. W przeciwieństwie do odwrotnej akcji, przy tej konwersji korzystanie z usługi jest zwykle łatwiejsze. Zwykle procedura występuje w następujący sposób:

1. Pobierz PDF do systemu transformacji (aby uzyskać najlepszy wynik, użyj plików, w których zapisano strukturę tabeli);
2. Wybierz wymagany format i rozpocznij konwersję;
3. Po zakończeniu procesu załaduj wynikowy dokument.

Wiele programów ma ograniczenie ilości danych lub liczby plików, które oferują, aby wypłacić, otrzymując dostęp do płatnego dostępu. Niektóre usługi wymagają adresu wpisowego, aby wysłać do niego plik. Najprawdopodobniej będziesz musiał przenieść tabelę do pożądanego typu, ponieważ usługi rzadko radzą sobie z formatowaniem - szczególnie złożone dokumenty. Niemniej jednak wykonują główną pracę i wymagają tylko kilku kliknięć, aby rozpocząć konwersję.

Przykład usługi online do transformacji

Jak przetłumaczyć PDF na Excel za pomocą pobranego programu

Istnieje duża liczba konwerterów, które można załadować do użytku. Zwykle najbardziej skuteczne - opłacane. Należy je kupić, jeśli musisz pracować z dużą liczbą dokumentów. Zwykle proces występuje mniej więcej tak:

1. Otwierasz wymagany plik PDF lub wywołujesz dla niego menu kontekstowe w miejscu;
2. Wybierz funkcję transformacji, ostateczny format, nazwa i katalog;
3. Wykonać konwersję.

Wynik

Dokumenty PDF są bardziej popularne, ponieważ mogą być otwarte na dowolnym komputerze. Konieczna jest konwersja XLS na PDF, aby ułatwić uruchomienie różnych urządzeń, uprościć czytanie i zakaz edycji i przeglądania właściwości komórek tabeli. Odwrotna transformacja jest konieczna do pracy z danymi danych w interfejsie Excel.